Friday, January 15, 2016
Sebutkan kantor kata dan Anda secara otomatis berpikir komputer, bilik dan banyak dan banyak file. Tidak ada bisnis dapat melakukannya tanpa catatan humongous kontrak, pesanan pembelian, file karyawan dan sejenisnya. Sistem manajemen dokumen elektronik adalah solusi untuk masalah ini; itu adalah langkah menuju kantor kekacauan-bebas, terorganisir dan paperless. Tapi, apa yang membuat sistem manajemen dokumen yang baik? Berikut adalah 6 fitur.
Tinggi tingkat keamanan
Bisnis menangani informasi sensitif dan rahasia yang jika ditempatkan di tangan yang salah berpotensi disalahgunakan. Oleh karena itu, fitur keamanan pada sistem manajemen dokumen adalah pertimbangan penting.
Keamanan tidak hanya melibatkan membatasi akses ke pengguna yang tidak
sah, tetapi juga melacak siapa yang melihat file yang tersimpan dan
suntingan dibuat untuk dokumen. Proteksi password terenkripsi adalah salah satu cara untuk melindungi data.
Sebuah sistem manajemen dokumen beberapa juga memiliki "read-only"
fitur yang memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen tapi tidak
mengizinkan mereka dari membuat suntingan.
Pemulihan bencana
Sebuah sistem komputer adalah setelah semua mesin. Ada kemungkinan istirahat mekanik bawah atau data korupsi dalam kasus serangan malware. Untuk menambahkan, catatan penting perusahaan mungkin akan dihancurkan oleh bencana alam.
Sebuah sistem manajemen dokumen yang menawarkan rencana pemulihan
bencana adalah investasi yang baik karena memastikan semua catatan Anda
tetap aman pada saat insiden tak diinginkan. Hal ini dapat mencakup back up file atau menyimpan catatan perusahaan Anda di server jauh.
Kompatibilitas cross-platform
Objek menggunakan sistem manajemen dokumen adalah untuk meningkatkan
produktivitas dengan membuat data yang dapat diakses dimana saja dan
kapan dari lokasi pusat. Namun, jika Anda tidak dapat melakukannya karena membutuhkan perangkat tertentu, itu mengalahkan tujuan.
Hari ini, dengan dunia akan semakin mobile, sistem manajemen dokumen
terbaru memungkinkan akses, saham dan suntingan melalui perangkat
mobile.
Jika Anda bisa mendapatkan tangan Anda pada sebuah sistem yang
dirancang untuk fungsi platform yang beberapa, termasuk desktop, laptop,
tablet dan smartphone, itu akan menjadi besar.
fitur
Sistem manajemen dokumen berbeda dalam cara mereka membiarkan Anda menyimpan dan mengakses file. Ada beberapa Anda dapat mengakses melalui cloud dan lain-lain yang Anda butuhkan untuk menginstal dan menjalankan pada PC Anda. Pilihan berbasis cloud adalah harus dimiliki untuk bisnis dengan beberapa cabang dan karyawan yang bekerja dari jarak jauh.
Beberapa sistem menyimpan hanya file yang dalam format elektronik
sementara yang lain hard copy rahasia dokumen ke dalam file elektronik
sebelum menyimpannya. Semakin banyak fitur, lebih baik fungsi sistem dan kurang kerja Anda akan berakhir melakukan.
Mudah-ke-menggunakan antarmuka
Dokumen perangkat lunak manajemen yang Anda pilih harus memberikan kerangka mudah dalam. Menyortir, mendistribusikan dan mengedit dokumen harus cakewalk. Anda juga harus tidak memiliki kesulitan berbagi file di departemen dan dengan klien atau mencari file menggunakan kata kunci. Menurut pendapat kami, harus meniru struktur pengajuan fisik.
Skalabilitas
Bisnis tumbuh dari waktu ke waktu dan begitu juga dokumen.
Hal ini tidak praktis untuk menjaga mengubah perangkat lunak manajemen
dokumen Anda setiap kali Anda pergi dari 5 sampai 15 karyawan. Pastikan yang Anda pilih dapat dengan mudah skala agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang dan tetap membawa nilai.
Terlepas dari ukurannya, bisnis Anda bisa mendapatkan keuntungan besar dari sistem manajemen dokumen. Namun, untuk mendapatkan nilai terbaik, memilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. LogicalDOC adalah sistem yang efisien yang dapat membantu merampingkan proses bisnis dan mengurangi biaya operasional.
sip gan
ReplyDelete